Team-Retreats: Bring Projektteams auf ein neues Level

Oft ergibt sich die Zusammensetzung des Teams aus den Kollegen, die zur Verfügung stehen. Es kann notwendig sein, externe Spezialisten hinzuzuziehen, die über spezielles Know-how für die individuellen Anforderungen des Projekts verfügen. Unterschiedliche Persönlichkeiten kommen zusammen. Wenn diese Menschen unter dem Einfluss des Tagesgeschäfts aufeinander treffen, bauen sie oft keine fundierte Beziehung zueinander auf und es entsteht kein tiefes Gefühl der Zusammengehörigkeit.

Eine fundierte Beziehung ist jedoch wichtig, um Vertrauen zu haben und einen ungestörten Gedankenaustausch zu ermöglichen, der frei von Ängsten und Konflikten ist. Der ungestörte Austausch von Ideen ermöglicht neue Impulse, Wege und Ideen. Als Projektverantwortlicher möchtest du, dass sie sich alle frei entfalten können, denn nur so kann jeder Einzelne seinen bestmöglichen Beitrag zum Gesamtergebnis leisten.

Menschen neigen dazu, andere Menschen als sympathisch und intelligent zu betrachten, wenn sie in der Lage sind, sie zu verstehen und ihren Gedanken zu folgen. Wenn du eine bunte Gruppe von Experten aus verschiedenen Bereichen mit entsprechend unterschiedlichen Persönlichkeiten zusammenstellst, ist die Distanz zwischen den verschiedenen Ansätzen, Charakteren und Denkweisen entsprechend groß. Um diese Distanz zu überwinden, muss jeder Einzelne Energie investieren, um seine Gedanken für alle verständlich zu machen und die der anderen zu verstehen. Diese Energie muss freigesetzt werden.

Die Projektarbeit wird oft durch das Tagesgeschäft behindert. Die Mitglieder eines Projektteams werden bei der Arbeit an wichtigen, zukunftsträchtigen Aufgaben ständig durch Anrufe, E-Mails oder Kollegen unterbrochen, die "nur eine kleine Frage" haben. Das passiert unter anderem deshalb, weil die wichtigen, zukunftsträchtigen Aufgaben oft nicht sehr dringend sind. Es geht nicht darum, einen akuten Brand zu löschen, sondern eher darum, zukünftige Brände zu vermeiden. Deshalb wird den aktuellen Bränden kurzfristig eine höhere Priorität eingeräumt. Nach jeder Unterbrechung brauchst du wieder Zeit, um deine Gedanken auf das eigentliche Projekt zu richten. Diese zukunftsorientierten Projekte erfordern jedoch die volle Aufmerksamkeit, um entscheidende Schritte nach vorne zu machen. Das hindert uns daran, langfristige Ziele zu verfolgen und systematisch vorzugehen.

Ein Projekt ist ein einzigartiges Unterfangen, das eine besondere Organisation erfordert. Es gibt keine Blaupause, auf die man zurückgreifen kann. Es muss ein Team gebildet werden, ein Zusammenschluss mehrerer Personen, um eine bestimmte Herausforderung zu lösen. Also versammelt man die besten verfügbaren Köpfe und will, dass sie zusammenarbeiten, um die bestmögliche Lösung für das Projekt zu erarbeiten. Es ist gut, wenn sich das Team vor dem Start in neue Abenteuer sammelt und konzentriert, um danach zielgerichtet arbeiten zu können.

Um wirklich neue Wege zu finden, musst du dich voll und ganz auf die Suche nach ihnen konzentrieren. Du musst die geistige Energie haben, dich darauf einzulassen. Im Stress des Tagesgeschäfts ist das selten möglich, du musst die begrenzte Energie gut verwalten. Die Batterie kann nicht mehr als 100 Prozent voll sein, also kann sie auch nicht mehr Energie abgeben. Du musst deine geistigen und zeitlichen Ressourcen freimachen, um dich auf das Wichtigste konzentrieren zu können.

1. Nimm dir Zeit, um deine Ziele richtig zu formulieren, denke darüber nach, was du am Ende erreichen willst. Wie Albert Einstein sagte: "Benutze 55 Minuten, um ein Problem zu definieren und dann 5 Minuten, um es zu lösen".
2. Wähle ein paar Teilnehmer/innen aus. Die Gruppe sollte groß genug sein, um einen anregenden Austausch zu ermöglichen. Sie sollte aber auch klein genug sein, damit sich jeder aktiv beteiligen und frei Ideen entwickeln kann.
3. Verändere die Umgebung: Triff dich an einem anderen Ort und zu einer anderen Zeit als bei deinen üblichen Treffen. Je mehr sich das Brainstorming von den normalen Sitzungen unterscheidet, desto leichter fällt es, das Urteilsvermögen hinter sich zu lassen.
4. Schaffe eine informelle Atmosphäre: Was brauchen du und die anderen Teilnehmer, um entspannt zu sein? Ihr könntet euch auf einen Drink treffen, an einem schönen Urlaubsort zusammenkommen, legere Kleidung tragen oder euch gegenseitig beim Vornamen nennen.
5. Wähle einen Moderator oder eine Moderatorin: Jemand muss die Moderation übernehmen, dafür sorgen, dass sich alle einbringen können und dass die Regeln eingehalten werden. Rege die Diskussion mit Fragen an und bringe die Runde immer wieder auf das Thema zurück.

Eine neue Umgebung bringt neue Gedanken. Jeder muss das Büro verlassen, in dem er sich so bequem hinter seinem Schreibtisch eingerichtet hat. So ist jeder gezwungen, neue Wege zu gehen. Die Mitglieder des Projektteams sind weg von den Einflüssen des Alltags in einer inspirierenden Umgebung. Sie lernen sich besser kennen und verbringen abseits der vertrauten Büros viel Zeit miteinander. Rollen können aufgebrochen und neu definiert werden. Auch wenn dies nicht direkt während des Aufenthalts geschieht, kann der Aufenthalt den entscheidenden Anstoß geben.