Team retraites: Breng projectteams naar een hoger niveau

Vaak wordt de samenstelling van het team bepaald door de collega's die beschikbaar zijn. Het kan nodig zijn om een beroep te doen op externe specialisten die speciale knowhow hebben voor de individuele vereisten van het project. Verschillende persoonlijkheden komen samen. Wanneer deze mensen elkaar ontmoeten onder invloed van de dagelijkse gang van zaken, bouwen ze vaak geen goed gefundeerde relatie met elkaar op en is er geen diep gevoel van saamhorigheid.

Een gefundeerde relatie is echter belangrijk om vertrouwen te hebben en een ongestoorde uitwisseling van ideeën mogelijk te maken, die vrij is van angsten en conflicten. De ongestoorde uitwisseling van ideeën maakt nieuwe impulsen, manieren en ideeën mogelijk. Als verantwoordelijke voor het project wil je dat ze zich allemaal vrij kunnen ontwikkelen, want alleen zo kan ieder individu zijn of haar best mogelijke bijdrage leveren aan het totaalresultaat.

Mensen hebben de neiging om andere mensen als sympathiek en intelligent te beschouwen als ze in staat zijn om hen te begrijpen en hun gedachten te volgen. Als je een bonte groep samenstelt van experts uit verschillende vakgebieden met navenant verschillende persoonlijkheden, dan is de afstand tussen de verschillende benaderingen, karakters en denkwijzen navenant groot. Om deze afstand te overbruggen moet ieder individu energie investeren om zijn gedachten voor iedereen begrijpelijk te maken en die van de ander te begrijpen. Deze energie moet worden vrijgemaakt.

Projectwerk wordt vaak belemmerd door de dagelijkse gang van zaken. De leden van een projectteam worden voortdurend in hun werk aan belangrijke taken met een veelbelovende toekomst onderbroken door telefoontjes, e-mails of collega's die "maar een klein vraagje" hebben. Dit gebeurt onder andere omdat de belangrijke taken met een veelbelovende toekomst vaak niet erg urgent zijn. Het gaat niet om het blussen van een acute brand, maar om het voorkomen van toekomstige branden. Daarom krijgen de huidige branden op korte termijn een hogere prioriteit. Na elke onderbreking heb je weer tijd nodig om je gedachten op het eigenlijke project te richten. Deze toekomstgerichte projecten vereisen echter volledige aandacht om beslissende stappen voorwaarts te zetten. Dit weerhoudt ons ervan om langetermijndoelen na te streven en systematisch te werk te gaan.

Een project is een unieke onderneming die een specifieke organisatie vereist. Er is geen blauwdruk om op terug te vallen. Er moet een team gevormd worden, een vereniging van verschillende personen, om een bepaalde uitdaging op te lossen. Men verzamelt dus de beste beschikbare koppen en wil dat ze samenwerken om de best mogelijke oplossing voor het project uit te werken. Het is goed als het team zich verzamelt en focust voor het begin van nieuwe avonturen om daarna doelgericht te kunnen werken.

Om echt nieuwe paden te vinden, moet je je volledig concentreren op het zoeken ernaar. Je moet de mentale energie hebben om je ermee bezig te houden. In de stress van het dagelijkse werk is dit zelden mogelijk, je moet goed omgaan met de beperkte energie. De batterij kan niet meer dan 100 procent vol zijn, dus kan hij niet meer energie afgeven. Je moet mentale middelen en tijd vrijmaken om je te kunnen concentreren op het allerbelangrijkste.

1. Neem de tijd om je doelen goed te formuleren, denk na over wat je uiteindelijk wilt bereiken. Zoals Albert Einstein zei: "Gebruik 55 minuten om een probleem te definiëren en dan 5 minuten om het op te lossen".
2. Selecteer een paar deelnemers. De groep moet groot genoeg zijn om een stimulerende uitwisseling mogelijk te maken. Maar het moet ook klein genoeg zijn zodat iedereen actief kan deelnemen en vrijelijk ideeën kan genereren.
3. Verander de omgeving: Spreek af op een andere plaats en op een ander tijdstip dan je gebruikelijke bijeenkomsten. Hoe meer de brainstorm afwijkt van de normale sessies, hoe makkelijker het wordt om het oordeel achter je te laten.
4. Creëer een informele sfeer: Wat hebben jij en de andere deelnemers nodig om ontspannen te zijn? Je zou kunnen afspreken voor een drankje, afspreken op een leuk vakantieoord, casual kleding dragen of elkaar bij de voornaam noemen.
5. Kies een moderator: Iemand moet de moderatie op zich nemen, ervoor zorgen dat iedereen mee kan doen en dat de regels worden nageleefd. Stimuleer de discussie met vragen en breng de ronde steeds weer terug naar het onderwerp.

Een nieuwe omgeving brengt nieuwe gedachten met zich mee. Iedereen moet het kantoor verlaten waar ze zichzelf zo comfortabel achter hun bureau hebben ingericht. Iedereen wordt dus gedwongen om nieuwe wegen in te slaan. De leden van het projectteam zijn weg van de invloeden van alledag in een inspirerende omgeving. Ze leren elkaar beter kennen en brengen veel tijd met elkaar door, weg van de vertrouwde kantoren. Rollen kunnen worden opgesplitst en opnieuw gedefinieerd. Zelfs als dit niet direct tijdens het verblijf gebeurt, kan het verblijf de beslissende impuls geven.